Octoflex entstand aus einer Not heraus: Gla-Wel nutzte in den Jahren nach der Gründung zunächst ein marktübliches ERP-System. Nach und nach wurde das Unternehmen allerdings immer größer und die ursprünglich eingesetzte Software konnte mit diesem Wachstum nicht mithalten. „Uns fehlten Funktionen und ständig ist etwas abgestürzt“, erinnert sich Simon Welkener, der das Metallverarbeitungsunternehmen gemeinsam mit Stephan Glahs, Gerhard Welkener und Dieter Glahs führt. Ein Wechsel zu einem anderen ERP-System stellte sich allerdings als schwierig heraus. Die am Markt verfügbaren Programme waren zu groß, nicht ausgereift genug oder schlicht zu teuer in den Augen der Geschäftsführung. „Außerdem haben wir uns bei keinem Softwareunternehmen wirklich verstanden und aufgehoben gefühlt“, blickt Welkener zurück. Deshalb entschloss sich Stephan Glahs, selbst eine Software zu entwickeln. Ziel war es, eine zugleich einfache und leistungsstarke Lösung zu finden. „Das von Stephan Glahs entwickelte Programm haben wir dann intern ausprobiert. Damals noch ohne einen Gedanken daran, es auch an andere zu vertreiben“, erklärt Welkener. Im Austausch mit anderen Unternehmen stellte sich allerdings heraus, dass viele mit den gleichen Problemen wie Gla-Wel zu kämpfen hatten. „Also haben wir uns IT-Experten ins Haus geholt, die Entwicklung weiter vorangetrieben und schließlich 2008 Octoflex gegründet“, erläutert der Geschäftsführer.
Praxisalltag ist entscheidend
Zu Beginn war jedoch eine Menge Überzeugungsarbeit notwendig, um andere Unternehmen für Octoflex zu begeistern. „Wir wurden zuerst belächelt“, erinnert sich Marion Welkener, verantwortlich für das Marketing bei Gla-Wel. „Wir waren zu früh für den Markt – die Notwendigkeit einer solchen Software wurde in vielen Betrieben nicht gesehen. Das dreht sich jetzt. Deshalb sind wir stolz darauf, diese Durststrecke durchgestanden zu haben. Wir sind am Ball geblieben und das hat sich gelohnt“, betont sie. Mittlerweile nutzen über 100 Betriebe die Software aus dem Meller Unternehmen. Sie ist vor allem für Mittelständler im produzierenden Gewerbe gemacht. Bei der Entstehung und der Weiterentwicklung des Programms hat das Octoflex-Team einen entscheidenden Vorteil: Die enge Verzahnung von Produktion und Softwareentwicklung und damit die unmittelbare Nähe zur Praxis. „Wir selbst kommen aus dem Anwendungsbereich, nicht aus der IT“, erklärt Welkener. „Die Zusammenarbeit von Fachleuten aus dem IT-Bereich und aus dem produzierenden Gewerbe ist für uns entscheidend.“ Damit grenze sich Octoflex deutlich von anderen Softwareanbietern ab, die den Praxisalltag von Produktionsbetrieben meist nicht genau kennen.
So beruht zum Beispiel eine wesentliche Funktion von Octoflex auf der Praxiserfahrung bei Gla-Wel: Mit der Software lassen sich nicht nur Verwaltung und Produktion miteinander vernetzen, sondern auch die Maschinen untereinander. Marcel Kemner, Prokurist und kaufmännischer Leiter bei Gla-Wel und Octoflex, erläutert: „Da die Maschinensoftware-Lösungen unterschiedlicher Maschinenhersteller in der Regel nicht kompatibel miteinander sind, werden die Unternehmen dazu gedrängt, sich bei der Maschinenauswahl auf einen Hersteller festzulegen. Diese Hürde haben wir mit Octoflex aus dem Weg geräumt.“ Das Programm schafft Schnittstellen, um die Maschinen von unterschiedlichen Herstellern zu verknüpfen. Diese Vernetzung wird künftig noch wichtiger werden, betont Kemner: „Fertigungsprozesse werden in Zukunft immer stärker digital abgebildet werden.“
Neue Arbeitsmethode entwickelt
Um das eigene Projektmanagement an diese Entwicklung anzupassen und agiler zu werden, hat das zehnköpfige Octoflex-Team eine neue Arbeitsmethode etabliert – die Scrum-Methode. Dabei gibt es statt einzelner Abteilungen verschiedene Rollen: den Product Owner, das Scrum-Team und den Scrum Master. Der Product Owner kennt die Anforderungen und Wünsche der Kunden und vertritt ihre Interessen. Das Scrum-Team – die Softwareentwickler – organisiert seine Aufgaben auf dieser Grundlage selbst, während der Scrum Master als Moderator und Coach die Fäden zusammenhält. In sogenannten Sprints arbeitet dann das gesamte Team ausschließlich an der Umsetzung konkreter Ziele, die vor dem Sprint festgelegt wurden. Bei Octoflex dauern die Sprints jeweils zwei Wochen. In diesem Zeitraum wird das Produkt als solches weiterentwickelt, werden Fehler behoben und von Kunden gewünschte Funktionen programmiert. „Diese Methode erfordert viel Disziplin, weil die Abläufe streng festgelegt sind“, verrät Kemner, der neben seiner Tätigkeit als Prokurist bei Gla-Wel als Scrum Master für das Octoflex-Team verantwortlich ist. „Doch Scrum hat uns auch extrem nach vorne gebracht: Unsere Entwickler können sich nun voll und ganz auf das Entwickeln fokussieren, Projektkoordination oder Kundenkommunikation übernehmen andere. Seit wir mit Scrum arbeiten, funktionieren Fehlerbehebungen zügiger, Neufunktionen stehen schneller zur Verfügung und die gesamte Ergonomie der Software hat sich verbessert.“
Die Scrum-Methode fordert jedes Teammitglied gleichermaßen – auch die Auszubildenden. Aktuell beschäftigt Octoflex sechs Entwickler, zwei davon sind noch in der Ausbildung und einer hat vor kurzem seine Prüfung abgeschlossen. „Unsere Auszubildenden werden vollumfänglich mit einbezogen und haben das gleiche Arbeitspensum wie der Rest“, erläutert Kemner. „Das ist herausfordernd, aber gleichzeitig auch sehr motivierend: Den jungen Menschen wird etwas zugetraut und sie sehen, dass ihre Arbeit ankommt.“ Marion Welkener ergänzt: „Wir wollen, dass unsere Auszubildenden wertschöpfende Arbeit leisten können und dass ihre Ergebnisse greifbar sind.“
