Die Abteilung „Digitale Transformation“ fungiert in der Stadtverwaltung als Schnittstelle zwischen der IT und den einzelnen Fachbereichen. „Ziel ist es nicht nur, Akten zu digitalisieren, sondern die gesamten Abläufe in der Verwaltung zu optimieren und den Einsatz von Papier insgesamt deutlich zu reduzieren“, fasst Nils Kock, Geschäftsbereichsleiter Digitale Transformation der Stadtverwaltung, zusammen.
KI-Chatbot auf der Homepage
Erste Maßnahmen auf dem Weg dahin hat die Kommune bereits umgesetzt. Die Homepage der Stadt hat einen Relaunch bekommen: Ankündigungen und Bekanntmachungen gibt es dort nun im Nachrichtenportal zu lesen und ein KI-Chatbot dient als erster Ansprechpartner für Fragen der Websitebesucherinnen und -besucher. Im Vorfeld hatte sich das KI-Kompetenz-Team im Rathaus Gedanken dazu gemacht, was ein Chatbot können muss, welche typischen Fragen er beantworten kann und wie die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern aussehen soll. „Dank des KI-Chatbots können erste Fragen schnell, unkompliziert und jederzeit geklärt werden. Unsere Mitarbeitenden werden so entlastet“, erklärt Kock. Beantwortet werden zum Beispiel Fragen wie „Was ist am Wochenende in Bocholt los?“ oder „Wie beantrage ich einen neuen Personalausweis?“.
Die Anmeldung eines Hundes geht ebenfalls schon online und auch den Stand ihrer Baugenehmigung können Bauherren digital abfragen. Neben dem Mängelmelder, bei dem Bürgerinnen und Bürger Schäden oder wilde Müllhalden im öffentlichen Raum online melden können, komme vor allem das Portal „Bocholt Maps“ sehr gut an. Dort sind verschiedene interaktive Karten hinterlegt, zum Beispiel vom Industriepark, dem Aasee-Gelände oder der Innenstadt. „Die Nutzer können damit virtuell durchs Stadtgebiet gehen und schauen, wo zum Beispiel Restaurants, Unternehmen, Kitas oder Schulen zu finden sind“, erläutert Nikolaus Kellermann, Pressesprecher der Stadt Bocholt.
Größte Herausforderung: IT-Sicherheit und Changemanagement
Die größte Herausforderung bei der Digitalisierung sei neben den gesetzlichen Anforderungen und der IT-Sicherheit vor allem das Changemanagement. „Die Digitalisierung verändert die Arbeitsprozesse in allen Abteilungen. Dass dabei Ängste oder Unsicherheit bei dem einen oder anderen Mitarbeiter entstehen können, ist eine ganz natürliche Reaktion. Umso wichtiger ist es, alle Kolleginnen und Kollegen mitzunehmen, Entscheidungen zu erläutern und Vorteile der neuen Arbeitsweise aufzuzeigen“, betont Kock. In der Stadtverwaltung finden daher regelmäßig Workshops für die verschiedenen Abteilungen statt. „Wir zielen darauf ab, Arbeitsprozesse durch Standardisierung und Digitalisierung effizienter zu gestalten. Unterstützung durch KI kann dabei eine Möglichkeit sein, unser Team zu entlasten. So entstehen Freiräume für komplexere Aufgaben“, macht Kock klar.
Ein Problem, vor dem die Bocholter Stadtverwaltung nicht alleine steht, sei die aktuell noch umständliche digitale Authentifizierung mittels Online-Ausweis Funktion und Bund-ID. „Einige Onlinedienstleistungen werden von Bürgerinnen und Bürgern auch aus diesem Grund kaum genutzt. Viele scheuen den Aufwand und nehmen Dienstleistungen dann lieber weiterhin auf klassischem Weg in Anspruch“, sagt Kock.
Digitales Parkraummanagement
Wie viel einfacher die Parkplatzsuche digital klappen kann, will die Stadt Bocholt mit ihrem neuen Parkraummanagement zeigen. Das Konzept, das zu 80 Prozent vom Land NRW gefördert wird, soll zunächst auf den großen Parkflächen am Mariengymnasium und am Berliner Platz angewendet werden. Ebenfalls sofort eingebunden werden sollen die Parkhäuser und Tiefgaragen. Sukzessive folgen dann die weiteren Parkflächen im innerstädtischen Bereich. Eine App soll Autofahrern künftig anzeigen, wo ein Parkplatz frei ist, sodass sie diesen gezielt ansteuern können. „Das reduziert auch den Parkplatzsuchverkehr“, betont Bürgermeister Thomas Kerkhoff. Im zweiten Schritt soll die Parkzeit über die Kennzeichenerkennung digital erfasst und entsprechend abgerechnet werden. „So bekommen wir auch Informationen darüber, woher die Besucherinnen und Besucher kommen und wie lange sie bleiben. Das ist für unser Marketing sehr relevant. Wir können unsere Zielgruppen besser analysieren und unsere Marketingbotschaften gezielter ausspielen“, beschreibt Kerkhoff. Als dritter Baustein des Parkraummanagements sollen Ordnungswidrigkeiten – zum Beispiel Falschparker oder überzogene Parktickets – automatisch digital erfasst werden.
Insgesamt betrachtet sei die Stadtverwaltung mit den verschiedenen Maßnahmen schon auf einem „guten Weg”, wie Kock betont. „Wir haben uns in Bocholt in vielen Bereichen dank unserer Digitalisierungsstrategie breit aufgestellt und können auf aktuelle Entwicklungen schnell reagieren. Klar ist aber auch, dass man die Prozesse praktisch immer weiter verbessern kann und sich immer neue technische Möglichkeiten eröffnen – ganz abgeschlossen kann die Digitalisierung also nie sein“, verdeutlicht er.
