DARUM GEHT’S!
Lohngestaltung heißt nicht, dass ein Unternehmen einfach den Lohn kürzt, dadurch Kosten spart und die Mitarbeitenden am Ende weniger Geld bekommen. „Im Normalfall geht es darum, dass beide Seiten von einer Kostenoptimierung profitieren. Zum Beispiel indem das Unternehmen Sozialabgaben spart und dadurch weniger Geld fürs Personal aufwenden muss, und der Arbeitnehmende letztendlich mehr Netto übrighat“, betont Lahm. Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Varianten des Lohndesigns. Erstens: Das Unternehmen reduziert die Personalkosten, es entsteht aber kein monetärer Nachteil beim Arbeitnehmer. Zweitens: Der Arbeitgeber spart Personalkosten und der Arbeitnehmer bekommt gleichzeitig eine Nettolohnerhöhung. Drittens: Der Arbeitnehmer bekommt mehr Netto, die Lohnkosten für das Unternehmen bleiben aber gleich. Im Falle eines angeschlagenen Unternehmens kann die Lohnoptimierung somit ein sinnvolles Instrument sein, um die Personalkosten kurzfristig zu senken, ohne dass den Mitarbeitenden ein Nachteil entsteht.
CASUS KNACKSUS
Viele Unternehmen fürchten den Verwaltungsaufwand der Lohnoptimierung – insbesondere kleinere Betriebe, weil ihre Kapazitäten in der Buchhaltung und im Personalwesen ohnehin schon genug ausgelastet sind. Oder weil es schlichtweg keine Mitarbeitenden gibt, die über entsprechendes Know-how verfügen. Hinzukommt, dass die Rechtslage sehr dynamisch ist und es nicht ganz so einfach ist, immer up to date zu bleiben. „Sicherlich muss man zu Beginn etwas Zeit investieren, um zu prüfen, an welchen Stellschrauben gedreht werden kann und welche Bausteine der Lohngestaltung überhaupt zum Unternehmen und seinen Mitarbeitenden passen. Danach lassen sich aber alle Prozesse digital abbilden, sodass vieles automatisch läuft und leicht zu verwalten ist – selbst wenn sich Änderungen in der Rechtslage ergeben“, weiß Finanzberater Lahm.
WER, WIE, WAS?
Insgesamt können Unternehmen auf über 30 verschiedene Bausteine zur Lohngestaltung zurückgreifen. Dazu gehören zum Beispiel sogenannte Sachbezugslösungen, wie etwa:
- Debitkarten, die auf das Unternehmen gebrandet sind. Die Karte kann der Arbeitgeber mit maximal 50 Euro pro Monat aufladen und der Arbeitnehmende kann sie nach Belieben zum Bezahlen einsetzen. Die 50 Euro landen also ohne Abzüge beim Mitarbeitenden.
- die betriebliche Altersvorsorge – kurz BAV –, also der Aufbau einer zusätzlichen Rente über den Arbeitgeber für den Arbeitnehmer
- die betriebliche Krankenversicherung, über die Zusatzleistungen wie Zahnreinigung und Massagen vom Arbeitgeber oftmals ganz bezahlt werden
- Tankgutscheine
- ein Jobbike
- Kindergartenbeiträge der Arbeitnehmer-Kinder, die der Arbeitgeber bezuschusst
Grundsätzlich sind die Bausteine der Lohnoptimierung auf eine langfristige Dauer ausgerichtet. Dennoch sind mitunter aufgrund von Gesetzesänderungen Anpassungen nötig. „Bei der betrieblichen Altersvorsorge gilt zum Beispiel seit kurzem, dass der Arbeitgeber einen Zuschuss von 15 Prozent verpflichtend zahlen muss. Dieser Wert kann sich weiter erhöhen, sodass laufende Verträge geändert werden müssten. Bei der Rente ist es dem Staat sogar ein ausdrückliches Anliegen, noch mehr Verantwortung auf den Arbeitgeber abzuwälzen, da die Rentenkassen angesichts des demografischen Wandels drohen leerzulaufen. Deshalb wird es solche Bausteine wie die BAV immer geben“, ist Lahm überzeugt.
WAS PASST?
Welche Bausteine am besten passen, hängt vom Unternehmen, aber auch von der Mitarbeiterstruktur sowie von den Standortfaktoren ab. Denn: Bei einem Unternehmen im ländlichen Bereich mit einem nicht gut ausgebauten ÖPNV macht ein Jobticket weniger Sinn als bei einem Unternehmen, das seinen Sitz in einem Oberzentrum hat.
DIE GRENZEN
Alle Bausteine zur Lohnoptimierung lassen sich anpassen und einsetzen – grundsätzlich dürfen über 30 Bausteine angewendet werden, bis der steuerrechtliche Rahmen ausgeschöpft ist. Die Branche ist dafür nicht relevant. „Solange ein Gehalt bezahlt wird, lässt sich der Lohn auch optimieren. Etwas schwieriger wird es bei tarifgebundenen Arbeitsverträgen, da ein Unternehmen nicht weniger Gehalt auszahlen darf, als im Tarifvertrag vorgegeben ist – auch wenn beim Arbeitnehmer durch die Sachbezugslösungen am Ende dieselbe Summe herauskommen würde“, erklärt Finanzberater Lahm.
EIN BEISPIEL
Ein Handwerksbetrieb beschäftigt fünf Mitarbeitende, die ihn zusammen 20.000 Euro im Monat kosten. Das Einsparpotenzial durch die Lohnoptimierung liegt in der Regel bei bis zu 2.500 Euro pro Jahr pro Mitarbeiter. „Das sind also 12.500 Euro im Jahr insgesamt. Die Summe kann das Unternehmen sparen oder anderweitig investieren – und das auf eine Art und Weise, die steuerrechtlich vollkommen korrekt und sicher ist“, betont Lahm.
DIE ROLLE DES STEUERBERATERS
Bei der Lohngestaltung empfiehlt Lahm die enge Zusammenarbeit mit der Steuerberatung des Unternehmens: „Es gibt immer wieder Gesetzesänderungen, auf die man reagieren muss. Daher ist es sinnvoll, eng mit Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern zusammenzuarbeiten, die diese Dinge im Blick haben, über das fachliche Know-how in Sachen Sozialabgaben und Einkommenssteuer verfügen und das Unternehmen in der Regel seit vielen Jahren kennen.“ Aber der Finanzberater weiß auch: „Die Kanzleien sind nicht zwingend so tief in jeden Baustein der Lohnoptimierung eingearbeitet. Da kommen Berater wie wir unterstützend ins Spiel.“ Um alle Prozesse zu steuern, stellt Lahm mit seinem Team beispielsweise eine App zur Verfügung, in der die zusätzlichen Leistungen des Unternehmens für den Arbeitnehmer aufgelistet sind und beide Seiten jederzeit den aktuellen Stand abrufen können.
DER ZEITRAHMEN
Bei kurzfristigen, einfachen Bausteinen wie etwa einem Tankgutschein kann die Implementierung in den Lohn mit der nächsten Gehaltsabrechnung kurzfristig erfolgen. Bei Kreditkarten oder anderen, aufwendigeren Sachbezugslösungen kann es zwischen sechs und acht Wochen dauern, bis die Karten gebrandet und bestellt sind.
DIE ABRECHNUNG
Die einmaligen Kosten für eine Machbarkeitsanalyse und zum Beispiel für eine Kreditkarte betragen bei einem Betrieb mit fünf Mitarbeitenden etwa 800 bis 1.000 Euro. Hinzukommen monatliche IT-Kosten für die App und das Hosting der Programme, sodass man – je nach Anzahl der genutzten Bausteine – mit etwa fünf bis 20 Euro pro Mitarbeiter pro Monat rechnen kann.