Wann eine Betriebsstätte im Sinne des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen den Niederlanden und Deutschland vorliegt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Nachfolgend werden beispielhaft vier Fälle erläutert.
Ein Geschäftsraum
Der Fall, dass ein Unternehmen einen Geschäftsraum nutzt, tritt am häufigsten auf. Es handelt sich dabei um einen physischen Standort in den Niederlanden, der von einem deutschen Unternehmen zu Geschäftszwecken genutzt wird. Etwa ein Büro, eine Werkstatt, ein Lager, ein Ausstellungsraum oder ein Servicepunkt. Vielfach werden diese Räume angemietet und es ist offensichtlich, dass eine Betriebsstätte in den Niederlanden besteht. Davon gibt es einzelne Ausnahmen, zum Beispiel bei Hilfs- oder Vorbereitungstätigkeiten.
Das folgende Beispiel beschreibt eine Situation, in der es keine Vermietung gibt, in der aber dennoch eine Betriebsstätte vorliegen kann: Ein deutsches Unternehmen führt einen Beratungsauftrag in den Niederlanden durch und verfügt zu diesem Zweck über einen Geschäftsraum in den Niederlanden. Dieser Geschäftsraum wurde speziell für die Tätigkeiten des deutschen Unternehmens eingerichtet, und das Unternehmen ist über einen längeren Zeitraum regelmäßig an diesem Standort präsent. Obwohl das deutsche Unternehmen die Räumlichkeiten nicht mietet, kann dennoch eine Betriebsstätte begründet sein.
Ein ständiger Vertreter
Eine Betriebsstätte kann auch ohne physische Räumlichkeiten entstehen, nämlich durch einen Mitarbeiter in den Niederlanden, der im Namen des deutschen Unternehmens agiert. Das ist dann der Fall, wenn dieser Mitarbeiter befugt ist, Verträge zu schließen, und aktiv an geschäftlichen Verhandlungen beteiligt ist.
Ein Beispiel: Ein deutsches Unternehmen verkauft Maschinen in den Niederlanden, es besitzt keine eigene Niederlassung. Für die Ausübung seiner Tätigkeiten arbeitet es mit einem Mitarbeiter zusammen, der dauerhaft in den Niederlanden anwesend ist und Verträge mit Kunden im Namen des Unternehmens schließt. Da dieser Mitarbeiter in den Niederlanden Kernaktivitäten für das Unternehmen ausübt, kann dies eine Betriebsstätte zur Folge haben – auch ohne Vorliegen einer physischen Niederlassung.
Bauvorhaben oder Installationsprojekt
Bei Tätigkeiten in den Niederlanden, die mit einer Bau- oder Montageausführung beziehungsweise mit Installationsarbeiten zusammenhängen, liegt eine Betriebsstätte vor, wenn das Projekt die Dauer von zwölf Monaten überschreitet. Das trifft auch dann zu, wenn die Arbeiten an verschiedenen Standorten ausgeführt werden. Wesentlich ist, dass es sich um ein einziges zusammenhängendes Projekt handelt. Die Zwölfmonatsfrist ist eine starre Grenze: Wird sie überschritten, führt dies zur Begründung einer Betriebsstätte, unabhängig vom Umfang oder der Art der Tätigkeiten.
Homeoffice: keine Betriebsstätte
Ein Heimarbeitsplatz eines Mitarbeiters in den Niederlanden begründet im Grundsatz keine Betriebsstätte. Das gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer selbstständig darüber entscheidet, von zu Hause aus zu arbeiten, und die Arbeit im Homeoffice nicht vom Arbeitgeber gelenkt oder veranlasst wird. Wird das Homeoffice jedoch dauerhaft für Kernaktivitäten des Unternehmens genutzt, beispielsweise für Kundenkontakte oder den Vertrieb, könnte die niederländische Steuerbehörde (Belastingdienst) das anders beurteilen.
Folgen für die Körperschaft- und Einkommensteuer
Liegt eine Betriebsstätte vor, wird der Gewinn, der dieser Betriebsstätte zugerechnet werden kann, in den Niederlanden besteuert. Das deutsche Unternehmen muss in einem solchen Fall in den Niederlanden eine Steuererklärung abgeben und Steuern zahlen, zusätzlich zu der deutschen Besteuerung. In dieser Situation ist es wichtig, die Verrechnungspreise zwischen beiden Ländern genau zu prüfen.
Lohnsteuer und Personal
Sobald eine Betriebsstätte begründet wird, muss sich das deutsche Unternehmen als Arbeitgeber bei der niederländischen Steuerbehörde registrieren lassen. Es ist dann verpflichtet, Lohnsteuer einzubehalten und diese für die Löhne der in den Niederlanden tätigen Mitarbeiter abzuführen. Das gilt ebenfalls, wenn diese Mitarbeiter formal in Deutschland beschäftigt sind und dort ihren Lohn beziehen. In solchen Fällen ist eine korrekte Aufteilung der Gehaltsauszahlung notwendig, um eine Doppelbesteuerung oder Nachzahlungen zu vermeiden. Das Unternehmen muss die Arbeitnehmer in den Niederlanden registrieren und regelmäßig Lohnsteuer-Anmeldungen einreichen. Bei einem Bauvorhaben oder Installationsprojekt kann dies sogar rückwirkend erfolgen.
Fazit
Deutsche Unternehmen, die in den Niederlanden tätig sind, sollten ihre Tätigkeiten rechtzeitig auf steuerliche Auswirkungen überprüfen. Die Vorschriften für Betriebsstätten sind komplex und werden streng durchgesetzt. Eine gute Vorbereitung kann unangenehme steuerliche Überraschungen vermeiden.