Zwischen Arbeitsplatz und Wohlfühloase

Maren Konersmann, GewiNet Kompetenzzentrum GesundheitswirtschaftOsnabrücker Land
Maren Konersmann, GewiNet Kompetenzzentrum Gesundheitswirtschaft

Montagmorgen, acht Uhr. Anna* sitzt am Küchentisch vor ihrem Laptop, daneben liegen Diensthandy und Notizblock. Hinter ihr meldet sich die Spülmaschine, die abgestellt und ausgeräumt werden will. Im Bad nebenan setzt die Waschmaschine rumpelnd zum letzten Schleudergang an. Als Anna ihren Klappstuhl zurechtrücken will, tritt sie dann auch noch auf ein Lego-Männchen, das die Kinder gestern auf dem Boden liegengelassen haben. Homeoffice, wie es nicht sein sollte. Dennoch haben sich im Zuge der Corona-Pandemie viele Arbeitnehmer wie Anna innerhalb kürzester Zeit ihr provisorisches Büro in den eigenen vier Wänden einrichten müssen. „Die Wohlfühloase zu Hause leidet unter dem Homeoffice, weil sich Arbeit und Privatleben räumlich vermengen. Umso wichtiger ist es, beide Bereiche mit ein paar Tricks und Regeln klar voneinander zu trennen, um effizient arbeiten und in der Freizeit wirklich abschalten zu können“, erklärt Maren Konersmann, Projektleiterin Betriebliches Gesundheitsmanagement und eHealth beim GewiNet Kompetenzzentrum Gesundheitswirtschaft in Osnabrück.


Aus Sicht der Expertin ist es entscheidend, dass sich Menschen im Homeoffice ganz deutlich vor Augen führen, dass sie nun zu Hause zur Arbeit gehen – nur eben ohne wirklich gehen zu müssen. „Dabei hilft es schon, wenn ich gewisse Gewohnheiten aus meinem normalen Arbeitsalltag beibehalte“, erklärt Konersmann, die seit einigen Wochen selbst im Homeoffice arbeitet. Das heißt: keine Jogginghose, sondern Büro-Kleidung anziehen. Sich auch zu Hause am Schreibtisch den morgendlichen Kaffee kochen, den man sich sonst aus der Büroküche holt, bevor es an die ersten E-Mails geht. Um die Arbeit zu strukturieren, empfiehlt Konersmann, einen Tages- und Wochenplan zu erstellen. Überlegen sollten sich Arbeitnehmer dabei zum Beispiel, was auf jeden Fall zeitnah erledigt werden muss und ob es Aufgaben gibt, die bis zu einer bestimmten Deadline fertig sein müssen. So entstehen kleine Arbeitspakete für den jeweiligen Tag oder die gesamte Woche. „Auf diese Weise kann man sich gut selbst organisieren und motivieren. Wenn es einen Projektmanager gibt, der die Aufgaben für seine Mitarbeiter organisiert, ist es leichter, sich einen festen Plan zu machen. Agiert der Mitarbeiter jedoch vollkommen selbstständig, dann kann es schon schwerer sein, sich die Aufgaben gut einzuteilen, wenn die gewohnte Bürostruktur wegfällt“, betont Konersmann.


Auch E-Mails können im Homeoffice schnell zum Stressfaktor werden. Konersmann: „Es reicht vollkommen aus, das Postfach wie im Büro gewohnt zu checken – und nicht alle zwei Minuten! Es ist ein Trugschluss, dass ein Arbeitnehmer im Homeoffice 24 Stunden erreichbar sein und auf jede E-Mail innerhalb von fünf Minuten antworten muss. Da darf es keine falschen oder übertriebenen Ansprüche geben!“ In der Kommunikation via E-Mail lauert außerdem noch ein anderer Fallstrick, wie die Projektleiterin erklärt: „In E-Mails kann es schnell mal zu Missverständnissen kommen: Wenn jemand zum Beispiel nur kurz und knapp oder gar nicht antwortet, weil er keine Zeit hat, kann das als abwertend fehlinterpretiert werden.“ Für die gute Kommunikation und soziale Kontakte im Homeoffice ist es daher wichtig, sich regelmäßig auch zu hören oder per Videokonferenz zu sehen. „So bekommt man anhand Mimik, Gestik und Tonlage einfach ein besseres Gespür dafür, wie sich die Kollegen an dem Tag fühlen“, erläutert Konermann, die mit ihrem Team bei GewiNet zum Beispiel jeden Vormittag eine virtuelle Kaffeepause von 15 Minuten einlegt, um über private Themen zu quatschen. „Es tut gut, über Themen abseits der Arbeit zu reden und auch mal zu lachen und Scherze zu machen – Dinge, die im Homeoffice ohne soziale Kontakte schwerfallen. Es mag banal klingen, aber ein einfaches Lachen löst emotional schon viel Positives im Körper aus.“


Der Griff zum Hörer fällt manchmal aber nicht so leicht: Die Hemmschwelle, den Arbeitskollegen oder den Chef im Homeoffice anzurufen, ist größer als im Büro – eben weil der andere nicht vor Ort ist und man so nicht gut einschätzen kann, ob er gestresst ist und Zeit hat. „Es ist dann Aufgabe der Führungskraft, klar zu kommunizieren, wann sie erreichbar ist und zu welchen Zeiten sie das von ihren Mitarbeitern erwartet“, empfiehlt Konersmann. Auch die Führungskraft selbst muss Homeoffice oft erst noch lernen. Führung auf Distanz ist für die meisten neu. Es ist ein Spagat zwischen der Aufgabe, den Mitarbeitern eine klare Arbeitsstruktur zu geben, ihnen Hilfestellung anzubieten, wenn sie es benötigen, und sie gleichzeitig aber auch ihre Arbeit ungestört und in Eigenverantwortung machen zu lassen. „Im Büro würde ein Mitarbeiter schließlich auch nicht acht Stunden lang klare Arbeitsanweisungen bekommen. Insofern ist der Anspruch der Führungskräfte an sich selbst, ihre Mitarbeiter jede Minute im Homeoffice kontrollieren zu können, falsch.“ Einmal in der Woche sollten Führungskräfte allerdings schon den Kontakt zu ihren Mitarbeitern suchen, gemeinsam mit ihnen reflektieren, wie der Arbeitsstand ist und wie sie zurechtkommen. Manche Mitarbeiter benötigen mehrmals in der Woche ein solches Gespräch, anderen reicht es sogar alle zwei Wochen“, erklärt Konersmann.


Die Struktur der Aufgaben im Homeoffice ist das eine, die Rahmenbedingungen für den Arbeitsplatz zu Hause das andere. Egal, ob der Arbeitnehmer in den eigenen vier Wänden über ein separates Arbeitszimmer oder einen Schreibtisch im Wohnzimmer verfügt, entscheidend ist: „Die Arbeitsumgebung sollte aufgeräumt sein, sodass man sich auch wirklich auf die Arbeit konzentrieren kann. Wenn in der Wohnung Chaos herrscht, überträgt sich das auf die eigene Strukturiertheit. Auch mal eben eine Waschmaschine anzustellen, gehört nicht in den Büroalltag, sondern lenkt nur ab“, verdeutlicht Konersmann. Je mehr Störfaktoren ausgeblendet werden, umso besser. So kann zum Beispiel schon eine geschlossene Tür oder ein Kopfhörer mit leiser Musik helfen, sich von der Umgebung weitestgehend abzuschotten.
Genauso konsequent sollten allerdings auch die Pausen zu Hause eingeplant werden. Nicht nebenbei essen, sondern bewusst den Laptop zuklappen, sich an einen anderen Platz setzen und in Ruhe essen. „Man muss sich einfach klarmachen, dass eine Mittagspause auch wirklich eine Pause ist – egal, ob man nun zu Hause oder im Büro ist. Am normalen Arbeitsplatz würde man schließlich auch nicht nebenbei essen, sondern sich mit Kollegen im Pausenraum treffen oder zum Bäcker gehen. Diese mentale Auszeit ist wichtig“, macht Konersmann klar. Die Physiotherapeutin empfiehlt, die Pause auch für eine Bewegungseinheit zu nutzen, zum Beispiel zum Spazieren gehen oder für eine Yoga-Stunde. „Im Homeoffice sitzt man ohnehin schon mehr als im Büro, da zum Beispiel der Gang zum Nachbarbüro oder zur Kaffeeküche für einen Plausch mit dem Kollegen fehlt. Insofern ist es ratsam, vor die Tür zu gehen und frische Luft zu schnappen. Aber auch ein Power-Nap kann erholsam sein.“ Wer nicht alleine Pause machen möchte, der kann sich zum Beispiel mit Kollegen oder Freunden virtuell zum Essen verabreden und dabei die Zeit zum privaten Austausch nutzen.
Um den zeitlichen Rahmen für eine Mittagspause, aber auch für die Präsenzzeit festzulegen, sollte vorab kommuniziert werden, wann Mitarbeiter erreichbar sein sollten. „So ist für alle klar, wann sie Feierabend haben und nicht mehr auf E-Mails oder Anrufe reagieren müssen. Auch über Urlaub und Krankheitstage sollte das Team informiert sein, da eine solche Info im Homeoffice schnell mal unter den Tisch fällt“, rät Konersmann.


Damit Feierabend Feierabend bleibt, sollten Homeofficer abermals konsequent sein: Laptop aus, Handy aus, Unterlagen wegpacken. „Ansonsten läuft man Gefahr, immer nochmal in die E-Mails zu schauen oder ans Handy zu gehen – und ist im Kopf nie im Feierabend. Es ist im Homeoffice immens wichtig, zwischen Arbeit und Freizeit zu trennen. Selbst wenn man noch erreichbar sein möchte, sollte man gegenüber dem Anrufer zumindest offen kommunizieren, dass man jetzt eigentlich Feierabend hat und sich am nächsten Tag zurückmeldet“, erklärt die GewiNet-Projektleiterin.  
Sind im Homeoffice parallel Kinder im Haushalt, dann wird’s in der Praxis schon ein bisschen aufwendiger, die Heimarbeit zu planen. Klare Absprachen über individuelle Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber, wann der Arbeitnehmer arbeiten sollte und wann er sich Zeit für die Betreuung der Kinder nehmen darf, können dabei schon für viel Planungssicherheit auf beiden Seiten sorgen. „Vorstellbar ist zum Beispiel, morgens von fünf bis sieben Uhr zu arbeiten, sich dann um die Kinder zu kümmern und in den Abendstunden weiterzuarbeiten. Für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf kann die Flexibilität im Homeoffice also von Vorteil sein. Klar ist aber auch, dass es für Eltern eine starke Doppel- und mitunter auch Überbelastung ist, sich im Homeoffice parallel um die Betreuung oder das Homeschooling der Kinder zu kümmern. So kommt nicht selten ein langer Tag auf sie zu“, so Konersmann.
Aber auch aus anderen Gründen ist das Homeoffice nicht unbedingt für jeden Mitarbeiter eine passende Lösung, wie die Projektleiterin erklärt: „Abgesehen von Berufen, in denen die Heimarbeit aufgrund der spezifischen Aufgaben schlichtweg nicht möglich ist, gibt es Menschen, die ihr soziales Umfeld im Büro benötigen, um produktiv arbeiten zu können. Eine dauerhafte Isolation kann da schnell aufs Gemüt schlagen. Andererseits gibt es Mitarbeiter, die sehr gerne zu Hause arbeiten, weil sie dort ungestörter sind und Aufgaben schneller abarbeiten können. Insofern kann es für Unternehmen in der Corona-Pandemie ratsam sein, ein rotierendes System einzuführen, bei dem jeder mal im Homeoffice oder vor Ort im Unternehmen ist.“

*Name und Person frei erfunden

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