„Ganz ohne den persönlichen Kontakt geht es nicht“

Dass man im Zweifel auch mit mehr als 700 Mitarbeitern in nur zwei Stunden ins Homeoffice wechseln kann, hat im vergangenen Frühjahr die d.velop AG aus Gescher gezeigt. Darüber und über Strategien, die im Homeoffice unerlässlich sind, spricht d.velop-Vorstand Mario Dönnebrink im Interview.

Herr Dönnebrink, d.velop ist zu Beginn der Pandemie in Deutschland nahezu mit der kompletten Belegschaft ins Homeoffice gewechselt. Wie ist das ganz praktisch vonstattengegangen?
Tatsächlich sind wir im März innerhalb weniger Stunden fast komplett ins Homeoffice gewechselt. Ich gebe zu, das hat auch mich positiv überrascht. Ich hatte mit zwei Tagen gerechnet. Unsere Mitarbeiter haben zwar alle ein Notebook, aber nicht jedes Notebook war mit einem VPN-Zugang et cetera ausgestattet. Letztendlich hat unsere interne IT aber nur etwa eine Minute benötigt, um jeweils ein Gerät remote – also via Internet – umzustellen und Homeoffice-fähig zu machen. Das war schon spannend. Technisch hat das – auch dank unserer eigenen Software – wirklich gut funktioniert. Gehapert hat es dann aber bei ganz vielen Kleinigkeiten.

Zum Beispiel?
Es gibt auch bei uns Mitarbeiter-innen und Mitarbeiter, die sich parallel um die Kinderbetreuung oder ums Homeschooling kümmern müssen. Zudem hat auch nicht jeder ein separates Büro, in dem das Homeoffice eingerichtet werden kann. Ein anderer Nachteil ist sicher, dass Arbeitszeit und Freizeit vielfach nicht mehr sauber voneinander getrennt werden können. Plötzlich vermischen sich die Dinge, die zuvor klar getrennt waren. Das habe ich selbst erlebt. Ende des Jahres, als sich bei uns die Zahl der Aufträge geballt hat, saß ich, ohne es so richtig wahrzunehmen, abends um 23 Uhr noch am Notebook und ich musste mich schon echt disziplinieren, es zuzuklappen. Das ist übrigens einer der Gründe dafür, dass wir kein ausdrückliches Office-Verbot ausgesprochen haben. Jedem, dem die Decke auf den Kopf fällt, oder der vor Ort in Gescher etwas erledigen muss, darf auch kommen.

Haben das viele Mitarbeiter in Anspruch genommen?
Nein, mehr als zehn Prozent waren es nie – und das auch nur in den unkritischen Sommermonaten. Denn natürlich bietet das Homeoffice auch über den Corona-Schutz hinaus viele Vorteile: Man ist beispielsweise näher bei der Familie. Auch ich war noch nie so eng mit meiner Familie wie jetzt. Früher war ich zehn bis zwölf Stunden am Tag weg. Jetzt erlebe ich täglich das gemeinsame Mittagessen. Das ist schon ein sehr großer Vorteil. Schön zu sehen war bei uns aber auch, dass es eine sehr große Solidarität der Kollegen untereinander gegeben hat.

Woran machen Sie das fest?
Besonders bemerkenswert fand ich das Beispiel einer Kollegin, die an einer wichtigen Video-Konferenz teilnehmen wollte, sich aber gleichzeitig um ihr Kind kümmern musste. Hier ist kurzerhand eine andere Kollegin eingesprungen, die parallel eine Video-Konferenz mit dem Kind gemacht hat, um ihm eine Geschichte vorzulesen. Viele Kolleginnen und Kollegen haben sich auch zum virtuellen Kaffee verabredet, um sich in etwas lockererer Runde auszutauschen. Da wir in der Zeit auch wirtschaftlich sehr erfolgreich waren, hat das unser Team in der Summe noch weiter zusammengeschweißt. All das ist für mich aber nur die kurzfristige Sicht.

Was ist die langfristige Sicht?
Ich bin mittlerweile davon überzeugt, dass ein Übermaß an Homeoffice zu zu starken Belastungen führt. Zum einen, wie schon gesagt, weil sich Arbeit und Privatleben zu stark vermischen, zum anderen aber auch, weil man nicht mehr rauskommt und weil man die Kollegen nicht mehr trifft. Das hat gesundheitliche und soziale Folgen, die nicht zu unterschätzen sind. Aber auch das ist nur eine Seite des Problems.

Was ist die andere?
Das informelle Lernen bleibt auf der Strecke. Wir alle haben zwar erlebt, dass der „normale“ Wissensaustausch – also der Austausch von kodifiziertem Wissen – sehr gut über Video-Konferenzen, telefonisch oder per E-Mails erfolgen kann. Beim informellen Lernen geht es aber eben nicht um kodifiziertes Wissen, sondern um dahinterliegende Dinge, die über Mimik, Gestik oder durch Co-Präsenz, die sich immer ergibt, wenn mehrere Menschen in einem Raum sind, ausgetauscht werden. Diese Art der Kommunikation ist deshalb so wichtig, weil über sie nicht nur Wissen, sondern auch Können weitergegeben wird. Das basiert auf einer Menschheitserfahrung, die Jahrtausende alt ist, und es erfolgt auf einer Ebene, die man nicht ohne Weiteres digitalisieren kann. Unternehmen, die das ausblenden, indem sie auf Dauer zu 100 Prozent auf Homeoffice setzen, blockieren ihre kreativen Prozesse – und das ist aus meiner Sicht extrem geschäftsschädigend.

Wie organisieren Sie denn zurzeit Ihren Arbeitsalltag „Remote“?
Unsere Kolleginnen und Kollegen handhaben das ganz unterschiedlich. Ich selbst bin der Meinung, dass man sich im Homeoffice noch stärker strukturieren muss, weil die Dinge sonst zu stark verschwimmen und man nicht mehr auf sich selbst achtet. Man bewegt sich zu wenig, man kommt nicht mehr an die frische Luft, man hat keine Fernsicht mehr, weil man nur noch auf den Monitor starrt – und und und. Zudem gibt es viele Menschen, die in solchen Situationen dazu neigen, sich selbst auszubeuten und viel zu viel zu geben, nach dem Motto: „Wer weiß, wie es sonst mit dem Unternehmen weitergeht?“ Dem kann man sich am besten entziehen, indem man den Alltag sehr klar strukturiert. Hinzu kommt, dass man im Homeoffice mehr denn je für jedermann erreichbar ist. Die Dinge prasseln dort in einem ungeheuren Tempo auf uns ein. Das kann man nur aushebeln, indem man seinen Kalender neu sortiert. In meinem Kalender finden sich seither beispielsweise Blöcke, an denen ich nicht erreichbar bin und wir haben auch im ganzen Unternehmen Meeting-freie Zeiten eingeführt, in denen keine internen Besprechungen stattfinden. Ich bin aber auch ganz grundsätzlich der Meinung, dass man Meetings im Homeoffice anders planen und angehen muss.

Warum?
Wie die meisten Menschen im Homeoffice, haben auch wir in den vergangenen Monaten immer wieder erlebt, dass Termine falsch geplant wurden. Meetings wurden direkt hintereinander anberaumt, weil man das ja im Homeoffice eigentlich gut hinbekommen müsste. Das ist ein Trugschluss. Im Unternehmen würde es ja auch immer noch eine kurze Pause zwischendurch geben – und wenn es nur beim Gang vom einen Raum in den anderen ist. Diese Übergangszeiten sind wichtig, weil man einfach noch einmal etwas anderes sieht und hört. Wenn möglich, kann man ein Glas Wasser trinken, einfach kurz durchatmen und die zuvor erlebten Dinge schon mal ein wenig sacken lassen.

Was ist Ihre Konsequenz daraus?
Ich stelle zu Anfang eines Meetings immer noch einmal die Frage, ob jemand vielleicht noch einmal kurz raus muss, etwas trinken will oder ähnliches. Außerdem lege ich in meinem Umfeld großen Wert darauf, dass wir uns zu Beginn der Meetings Zeit für den informellen Austausch nehmen. Selbst wenn die Zeit knapp ist, nehmen wir uns fünf Minuten, um bewusst über das eine oder andere private Thema zu sprechen. Das ist ganz wichtig, um die Dinge, die im Homeoffice verloren gehen, zumindest ein Stück weit zu kompensieren.

Lassen Sie uns auf die Strukturierung Ihres Alltags zurückkommen. Wie gehen Sie das an?
Meine Familie und ich haben unseren Alltag im Shutdown mit Homeoffice und Homeschooling vom ersten Tag an sehr klar mit Stundenplan, Pausenplan und sogar mit einem Badezimmerbelegungsplan strukturiert. Die Kinder hatten die Vorgabe, den Stundenplan einzuhalten und wenn keine Aufgaben seitens der Schule mehr da waren, haben wir ihnen eigene Aufgaben gestellt, sodass sie wie an jedem anderen Schultag auch bis 15.40 Uhr beschäftigt waren. Ich selbst habe für mich täglich einen 20-minütigen Block eingeplant, an dem ich mit unserem Hund in flottem Tempo spazieren gehe. Das ist sehr hilfreich, weil es mir in diesen Phasen gelingt, neu zu priorisieren. Bei uns funktioniert das sehr gut, was aber sicher auch daran liegt, dass meine Kids schon etwas älter sind. Mein Sohn ist zwölf und meine Tochter 15. Da ist es einfacher, als wenn man sechsjährige Kinder hat, die man permanent betreuen muss. Wenn dann die digitale Schulinfrastruktur auch nicht passt, wie das leider an vielen Stellen immer noch der Fall ist, ist das schon eine massive Belastung für Arbeitnehmer.  

Selbst Bewerbungsgespräche finden bei d.velop mittlerweile komplett remote statt. Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht?
Tatsächlich hat diese Entwicklung schon deutlich vor der Pandemie bei uns eingesetzt. Wir haben nun einmal einen sehr bewerberfreundlichen Arbeitsmarkt. Heute ist es so, dass sich das Unternehmen beim Bewerber bewirbt. Wir hatten schon vor zwei, drei Jahren Bewerber, die ein Bewerbungsverfahren über Video-Tools vorausgesetzt haben, weil sie die lange Anreise abschreckte. Im ersten Schritt zum Reinschnuppern und zum Abgleich der wichtigsten Eckdaten ist das aus meiner Sicht auch sinnvoll – gerade wenn die Kandidaten ansonsten 300 Kilometer anreisen müssten. Für das wirklich finale Gespräch ist aus meiner Sicht aber ein persönliches Kennenlernen – wenn es denn wieder möglich ist – immer besser. Vor dem gleichen Hintergrund, über den wir schon gesprochen haben: Es gibt einfach Faktoren, die man nicht nur verbal – auch nicht per Video – übermitteln und erfahren kann. Ganz ohne den persönlichen Kontakt geht es einfach nicht.

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