Es gibt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Prozentsatz am Rechnungsbetrag, der auf ein G-Konto zu leisten ist, vielmehr zeigt sich, dass Vertragspartner den Anteil gemeinsam festlegen. In der Regel werden dabei die zu erwartenden Steuerverbindlichkeiten in den Niederlanden und das Haftungsrisiko des Auftraggebers zugrunde gelegt.
Am Ende gilt als Grundlage häufig ein Anteil von circa 40 Prozent an der Rechnungssumme, der auf das G-Konto eingezahlt wird. Der genaue Prozentsatz hängt von der Art der Tätigkeiten, dem Verhältnis zwischen Arbeitskosten und Materialkosten sowie dem steuerlichen Risiko für den Auftraggeber ab. Bei einer Verlagerung der Umsatzsteuerschuld dürfte der erforderliche Prozentsatz normalerweise niedriger ausfallen als ohne einen Wechsel der Umsatzsteuerschuld.
In Fällen mit einem begrenzten Risiko, zum Beispiel weil nur ein kleiner Teil der Rechnung auf Arbeitsleistungen entfällt, kann auch ein niedrigerer Prozentsatz vereinbart werden. Dahingegen kann in anders gelagerten Fällen wie bei arbeitsintensiven Tätigkeiten oder höheren steuerlichen Risiken eine höhere Einzahlung angemessen sein. Es gilt daher, dass der endgültige Prozentsatz in der Regel in Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt wird.
SNA-Zertifizierung
Unternehmen mit einer SNA-Zertifizierung profitieren meist von einem geringeren Prozentsatz. Die Zertifizierung der Stichting Normering Arbeid (SNA) ist ein niederländisches Gütesiegel für Unternehmen, die Personal entleihen oder Tätigkeiten im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung ausführen.
Ein wichtiger Bestandteil der SNA-Zertifizierung ist die regelmäßige Überprüfung der Personal-, Lohn- und Finanzbuchhaltung. Dabei wird kontrolliert, ob die Lohn- und Umsatzsteuer fristgerecht abgeführt, Arbeitnehmende korrekt identifiziert wurden und die Buchhaltung den geltenden gesetzlichen Pflichten entspricht. Zudem wird im Rahmen einer SNA-Zertifizierung abgeglichen, ob die Lohnbuchhaltung mit den eingereichten Steuererklärungen übereinstimmt. Aus diesem Grund bietet eine SNA-Zertifizierung Auftraggebern eine zusätzliche Sicherheit in Bezug auf die steuerliche und administrative Zuverlässigkeit von Nachunternehmern.
Das SNA-Register ist öffentlich zugänglich und ermöglicht es Auftraggebern nachzuprüfen, ob Unternehmen eine gültige Zertifizierung besitzen. Durch die zusätzlich gebotene Sicherheit des SNA-Gütesiegels im Hinblick auf die Einhaltung der steuerlichen und administrativen Vorschriften, gilt das Haftungsrisiko für Auftraggeber im Allgemeinen als eher geringer.
Bei Unternehmen mit einer gültigen SNA-Zertifizierung reduziert sich der zu zahlende Teilbetrag auf ein G-Konto in der Regel auf 20 bis 25 Prozent des Rechnungsbetrags. Kommt es zu einer Verlagerung der Umsatzsteuerschuld, werden meistens 20 Prozent angesetzt. Wechselt die Umsatzsteuerschuld nicht, werden 25 Prozent zugrunde gelegt.
Buchführung
Eine unvollständige oder unzulängliche Buchführung kann zu Nachforderungen, Bußgeldern und Haftungsrisiken führen. Davon betroffen ist nicht nur das Unternehmen selbst, sondern auch der Auftraggeber, der Arbeiten durch Nachunternehmer ausführen lässt, die ihren steuerlichen und administrativen Pflichten nicht ordnungsgemäß nachkommen.
Letztendlich lässt sich das Risiko einer Ketten- und Entleiherhaftung am besten begrenzen, wenn alle Beteiligten in der Kette ihre Buchführung ordnungsgemäß ausführen und die geltenden steuerlichen und arbeitsrechtlichen Pflichten erfüllen. Für Auftraggeber ist es daher wichtig, nicht nur auf die eigene Lohnbuchhaltung und Personalverwaltung zu achten, sondern auch kritisch zu beobachten, wie Nachunternehmer ihren Pflichten nachkommen. Eine ordnungsgemäße Buchführung und eine zuverlässige Zusammenarbeit bilden letztendlich die Grundlage für die Begrenzung steuerlicher Risiken und unerwarteter Haftungsfälle.
Schließlich verdient auch die steuerliche Situation von Arbeitnehmern Beachtung. Es kann sinnvoll sein, am Ende eines Jahres zu überprüfen, ob eine niederländische Einkommensteuererklärung abgegeben werden muss. Wird im Laufe des Jahres mehr Lohnsteuer einbehalten, als letztendlich zu zahlen ist, kann dies zu einer Steuerrückerstattung führen.