Die Einführung der E-Rechnung beruht auf einer Vorgabe der Europäischen Union. Die gesetzliche Umsetzung der elektronischen Rechnung erfolgte in Deutschland auf Grundlage des Wachstumschancengesetzes. Diesem hat der Bundesrat nach einem Vermittlungsverfahren am 22. März 2024 zugestimmt. Ab 2025 muss daher jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Des Weiteren müssen Unternehmen ab 2025 für bestimmte Ausgangsumsätze E-Rechnungen ausstellen, wofür es jedoch Übergangsregelungen gibt.
HINTERGRUND
Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen noch in Papierform ausgestellt werden. Wenn der Rechnungsempfänger einwilligt, darf der Leistende die Rechnung auch heute schon elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge. Im Rahmen einer Initiative der EU-Kommission ist ab 2028 die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen, also von Umsätzen bei Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, geplant. Das soll im Rahmen eines eigenen Meldesystems geschehen. Die Voraussetzung dafür schafft die E-Rechnung.
DEFINITION E-RECHNUNG
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine elektronische Verarbeitung und hat den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU und somit der CEN-Norm 16931 zu entsprechen. Diese Formatanforderungen erfüllt beispielsweise die XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt. Gleiches gilt für das hybride ZUGFeRD-Format, das eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei ist. Dies hat das Bundesministerium für Finanzen in seinem Schreiben vom 2. Oktober 2023 an die Verbände ausdrücklich bestätigt. Grundsätzlich können jedoch auch andere Rechnungsformate die Anforderungen erfüllen, die nicht in dem Schreiben genannt wurden.
DAS ÄNDERT SICH AB 2025
Ab dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend für im Inland steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Bereich). Jedes inländische Unternehmen muss ab diesem Zeitpunkt zunächst einmal in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Generelle Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht bestehen nur für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro und Fahrausweise. Hinsichtlich der Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen bestehen allerdings verschiedene Übergangsregelungen:
- Bis Ende 2026 dürfen für die in 2025 und 2026 ausgeführten B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers sind auch sonstige elektronische Rechnungen zulässig, wie etwa PDF-Dateien. Diese Übergangslösung gilt sogar bis Ende 2027 für Unternehmer, deren Gesamtumsätze im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen haben.
- Genutzt werden dürfen bis Ende 2027 weiterhin mittels elektronischem Datenaustausch über das EDI-Verfahren übermittelte Rechnungen im bisherigen Format – die Zustimmung des Rechnungsempfängers vorausgesetzt.
- Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.
FAZIT
Die elektronische Rechnungsstellung kommt, und daran führt auch kein Weg vorbei! Vor dem Hintergrund der gesetzlich vorgeschriebenen Umstellung auf die Verwendung und Verarbeitung von E-Rechnungen sollte zunächst jedes Unternehmen eine sorgfältige Analyse der bisherigen Abrechnungs- und Rechnungseingangsprozesse vornehmen. So lässt sich abschätzen, in welchem Umfang technische und personelle Ressourcen erforderlich sind, um die derzeitigen Prozesse an die vom Gesetzgeber vorgesehenen Systeme anzupassen. Der Zeitaufwand für die Umstellung kann je nach Unternehmensgröße und verwendetem Rechnungssystem erheblich sein. Deshalb erscheint es ratsam, sich zeitnah mit dem Thema E-Rechnung zu befassen und rechtzeitig E-Rechnungssysteme und Software aufzurüsten oder umzustellen. Soweit bekannt, möchte die Finanzverwaltung die Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung von E-Rechnungen unterstützen. Hier bleibt die weitere Entwicklung abzuwarten.