Herr Thies, als Experte für die Büroplanung und -einrichtung haben Sie sicherlich schon viele Geschäftsräume gesehen. Worauf achten Sie als erstes, wenn Sie ein Büro betreten?
Mein Blick fällt weniger auf ein einzelnes Detail, sondern auf das Gesamtkonzept – auf den Raum als Einheit. Passen Einrichtung, Licht, Akustik und Möbel zusammen? Gibt es überhaupt einen Platz, an dem konzentriert gearbeitet werden kann? Bei Besprechungsräumen schaue ich mir zusätzlich Präsentationsflächen, Technik und Videokonferenzausstattung an – etwa, in welcher Höhe die Kamera hängt und wie die Akustik wirkt. Das ist ganz entscheidend dafür, dass man sich dort in Präsenz und remote problemlos austauschen kann.
Wie oft gestalten Sie denn Ihr eigenes Büro um?
Tatsächlich steht noch in diesem Jahr ein Umbau unserer Büroräume an. Generell gestalten wir unsere Ausstattung alle vier, fünf Jahre um. Das liegt aber auch daran, dass sich die Arbeitsweisen mit der Zeit verändern – und daran muss sich die Arbeitsausstattung eben anpassen. Wir haben unseren Standort 2017 modernisiert. 2021 folgte dann infolge der Corona-Pandemie und dem damit einhergehenden Trend zur Remote-Arbeit eine Umgestaltung: flexiblere Arbeitsplätze, mehr Räume für professionelle Videokonferenzen. Jetzt folgt die nächste Anpassung, weil wir die Präsenzarbeit mehr fördern und Teams wieder enger zusammenzubringen möchten. Dafür müssen wir Anreize schaffen – das erklären wir unseren Kunden auch immer wieder.
Also die eigenen Ratschläge befolgen.
Ganz genau. Unsere rund 1.200 Quadratmeter große Bürofläche dient gleichzeitig als Ausstellungsfläche und Showroom für unsere Kunden. Hier zeigen wir die Produkte in der täglichen Anwendung und unsere Kunden können sich davon inspirieren lassen.
Was haben Sie denn konkret geplant?
Das endgültige Konzept steht noch nicht, aber ich kann zumindest schon so viel verraten, dass wir die verschiedenen Bereiche fürs Arbeiten neu zonieren werden. Auch wenn die Arbeit in Präsenz wieder stärker in den Fokus rückt, wird es künftig auf ein hybrides Modell hinauslaufen: Arbeiten im Büro vor Ort, aber auch remote von unterwegs oder im Homeoffice. Daher werden wir feste Plätze zum konzentrierten Arbeiten sowie flexible Bereiche, in denen die Mitarbeiter miteinander in den Austausch kommen sollen, schaffen. Und wir werden mehr Besprechungsräume für Videokonferenzen einrichten, weil wir viele überregionale Kunden haben, die wir remote beraten. Außerdem haben wir neue Hersteller ins Portfolio aufgenommen, deren Produkte wir zeigen möchten.
Das klingt durchdacht. Was sind die größten Fehler, die Unternehmen bei der Bürogestaltung noch immer machen?
Viele Unternehmen denken zuerst an die Optik. Dabei sollte die Funktion eines Büros an vorderster Stelle stehen – daraus ergibt sich dann, wie der Arbeitsplatz optisch gestaltet wird. Ausgehend von der Bestandsimmobilie und den Anforderungen des Kunden prüfen wir, welche Arbeitsbereiche wo zoniert werden können und wie viele Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Rückzugsmöglichkeiten eingerichtet werden. Akustik und Beleuchtung sind weitere Bausteine. Daraus lässt sich dann das Design ableiten. Eine schön gestaltete Fläche, die nicht funktioniert, ist wertlos.
Was braucht ein modernes Büro Ihrer Meinung nach?
Eine einfach zu bedienende Technik, die sich harmonisch in den Raum integriert. Das gilt vor allem für Besprechungsräume. Nichts ist schlimmer als Technik, die keiner versteht. Denn dann wird der Raum nicht genutzt. Auch die Flexibilität ist entscheidend, damit Räume problemlos an eine andere Nutzung angepasst werden können. Dazu braucht es beispielsweise mobile Videokonferenzsysteme, roll- und höhenverstellbare Tische sowie durchdachte Akustik- und Sichtschutzlösungen wie Pflanzenwände oder Regale, um Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten oder die Zusammenarbeit zu schaffen.
Lassen Sie uns das einmal an einem Praxisbeispiel verdeutlichen. Für das Unternehmen Enreach in Bochum richten Sie eine neue Büroetage ein. Worauf müssen Sie achten?
Bei Enreach geht es darum, von Zellenbüros am alten Standort zu großen offenen Arbeitsflächen im neuen Gebäude zu wechseln und gleichzeitig ein Work Café als Treffpunkt zu integrieren. Es soll wieder mehr ein Wir-Gefühl beim Arbeiten entstehen. Ziel ist, über 100 Mitarbeitende unterzubringen, dabei fokussiertes Arbeiten und gleichzeitig Austausch im Café zu ermöglichen, wo auch mal eine Veranstaltung stattfinden kann. Stichwort multifunktionale Fläche. Wir haben die Fläche zoniert: von lauten zu leisen Bereichen, mit klassischen Arbeitsplätzen, Telefonkabinen, flexibel nutzbarem Besprechungsmobiliar sowie akustisch wirksamen Raumtrennern und Teppichen als Wegweiser. Möbel und Medientechnik sind teilweise mobil, sodass die Etage jederzeit neu organisiert werden kann.
Bei Enreach haben Sie zudem ein digitales Buchungssystem installiert. Ist ein fester Arbeitsplatz heute überhaupt noch zeitgemäß?
Das hängt von der Arbeitsstruktur ab. Es gibt Tätigkeiten, die sehr homogen und täglich mit derselben Ausstattung ausgeführt werden – mit festen Monitor-Setups, Telefonie oder persönlichem Stauraum. In solchen Bereichen ist ein dauerhaft zugewiesener Arbeitsplatz nicht nur zeitgemäß, sondern sinnvoll. Alles andere würde unnötige Reibung erzeugen. Gleichzeitig arbeiten viele Mitarbeitende heute hybrid und benötigen im Büro weniger individuelle Infrastruktur. Für sie sind flexible Arbeitsplätze eine gute Lösung. Entscheidend ist, dass die Rahmenbedingungen zuverlässig vorhanden sind – ob fest zugeordnet oder über ein Buchungssystem organisiert.
Sie kümmern sich bei thies – for work auch um Dienstleistungen, die im Büroalltag benötigt werden, etwa Drucken und Scannen. Wie entwickelt sich dieser Bereich angesichts der zunehmenden Digitalisierung?
Dieses Geschäftsfeld ist aus der Historie unseres Unternehmens bis heute ein wichtiges Standbein, auch wenn das Volumen an gedruckten Dokumenten zurückgeht. Die Arbeitsprozesse sind zum Teil aber noch papiergebunden – ganz papierlos sind die wenigsten Unternehmen. Eine smarte Druckinfrastruktur ist deshalb gefragt, die ressourcenschonend arbeitet und sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert. Der Drucker ist heute ein multifunktionales Kommunikationszentrum für Drucken, Scannen und digitale Dokumentenprozesse. Entscheidend ist dabei ein professionelles Management der gesamten Infrastruktur. Ziel ist es, Prozesse zu automatisieren, Transparenz zu schaffen und insbesondere die IT-Abteilungen spürbar zu entlasten. Gerade in hybriden Arbeitsmodellen braucht es zudem Lösungen wie Follow-Me-Print, bei denen Dokumente sicher und standortunabhängig an jedem freigegebenen Gerät abgerufen werden können. So verbinden moderne Druckkonzepte Effizienz, Datensicherheit und Flexibilität.
Können Sie ein Beispiel aus der Praxis nennen?
Bei Flender in Bocholt haben wir eine neue Druckinfrastruktur über fünf Standorte installiert: 275 Geräte mussten dafür ausgetauscht werden. Gemeinsam mit der IT-Abteilung des Unternehmens haben wir den Austausch exakt geplant, sodass es zu keinen großen Ausfallzeiten kam. Ziel war es nicht nur, dass die Mitarbeitenden energieeffizient, sondern auch datenschutzkonform mit jeweils eigenem Zugang drucken konnten.
Wie hat sich Ihr Geschäft zuletzt entwickelt?
Bei den Unternehmen spüren wir trotz der schwierigen konjunkturellen Lage eine Investitionsbereitschaft. Vor allem da, wo ein Generationswechsel ansteht. Denn mit der Nachfolgeregelung geht oft auch eine visuelle Veränderung der Räumlichkeiten einher. Räume prägen Verhalten, und Verhalten prägt die Unternehmenskultur. Da passt es nicht, wenn man in 30 Jahre alten Büroeinrichtungen modern und flexibel arbeiten will. In der Regel geht es dabei um die ganzheitliche Gestaltung von Büroräumen, weshalb wir unser Portfolio mit den vier Kernbereichen Planen und Einrichten, Medien- und Konferenztechnik, Drucken und Scannen sowie Arbeitsplatz- und Raumbuchungslösungen entsprechend aufgestellt haben. Wir betrachten den Raum aus funktionaler, ergonomischer und psychologischer Sicht und integrieren Technik und Möbel passend.
Welches Möbelstück darf in Ihrem eigenen Büro auf keinen Fall fehlen?
Ein eigenes Büro habe ich nicht mehr – ich nutze den Platz, der jeweils zur Aufgabe passt.
