„Eine bunte Wand allein wird’s nicht richten“

Herr Osthues, wenn wir über ein modernes und attraktives Arbeitsumfeld sprechen, dann fallen diese Stichworte immer wieder: Raum für Kommunikation und Multifunktionsarbeitsplätze. Mit einem Stehtisch in der Ecke und einem Sofa auf dem Flur ist das aber sicherlich nicht getan … 
Definitiv nicht. Vielmehr geht es um das gesamte Arbeitsumfeld, das einen Mehrwert und ein entsprechendes Ambiente bieten muss, damit Mitarbeitende überhaupt in Kontakt kommen und sich austauschen können. Wenn das nicht vorhanden ist, fehlt natürlich auch der Anreiz, aus dem Homeoffice zurück ins Büro zu kommen. 

Wie geht man den ganzen Prozess am besten an? 
Indem man – zumindest auf dem Papier – erst einmal die gesamte Bürofläche leerräumt, um die Strukturen neu denken zu können. Ich verdeutliche es mal an unserer Arbeit: Wir schauen zunächst, welche Elemente wirklich fest verankert sind, etwa Sanitäranlagen oder tragende Wände. Alles andere wird gedanklich erst einmal zur Seite geschoben. Auf diese Weise können wir dem Unternehmen zeigen: Schau mal, was Dein Gebäude theoretisch alles kann und welche Arbeitswelten möglich wären. Das hat manchmal zwar zunächst wenig mit der aktuellen Arbeitsweise zu tun – aber genau das ist Absicht. Denn jeder kennt das: Man läuft irgendwann mit Scheuklappen durchs eigene Büro und sieht gar nicht mehr, welche Potenziale es eigentlich hat. Wenn wir diese kreative Phase durchlaufen haben, legen wir danach die reale Arbeit im Unternehmen wie eine Schablone darüber – Prozesse, Teams, Abläufe. Dann wird schnell klar, welche Strukturen heute schon gut funktionieren und wo es Defizite gibt, an denen wir ansetzen können.  

Sind Unternehmen überrascht, wie viel Potenzial eigentlich in ihrer Fläche steckt? 
Ja, manchmal sind sogar wir selbst überrascht, wie viel Quadratmeter allein für Verkehrswege, also für Flure, blockiert werden. Oft gibt es auch den internen „Beamtenflur“, wie wir ihn nennen: Türen von Büro zu Büro, die eigentlich wie ein zusätzlicher Mini-Flur funktionieren. Da geht unfassbar viel Fläche verloren, ohne dass man es bewusst merkt. Genau da setzen wir an. Wir schauen, wo Potenziale liegen, welche Flächen unnötig verschenkt werden und wie man sie sinnvoll ins Gesamtkonzept integrieren kann. Am Ende kommt tatsächlich oft heraus, dass man weniger Fläche braucht, als das Unternehmen ursprünglich gedacht hat. Bei großen Unternehmen kann das sogar so weit gehen, dass komplette Etagen frei werden, die sie dann untervermieten können. Das ist ein enormer Hebel – wirtschaftlich wie strategisch. Spannend wird’s auch bei Unternehmen, die über einen Standortwechsel nachdenken und sagen: „Wir brauchen 1.000 Qua­dratmeter.“ Wenn wir dann planen – orientiert an echten Bedarfen und modernen Arbeitsweisen –, landen wir manchmal eher bei 700 Quadratmetern. Dadurch wird der Markt an möglichen Mietflächen größer oder die Mietkosten sinken deutlich. Ein weiteres Beispiel sind Unternehmen, die glauben, sie seien aus der Fläche herausgewachsen. Doch mit einer klugen Strukturierung passt das Wachstum oftmals noch rein. Man muss die Fläche nur richtig nutzen. Und es gibt noch einen weiteren Irrglauben.

Welchen? 
Nur weil ein Unternehmen 100 Mitarbeitende hat, braucht es in der Praxis nicht auch 100 Arbeitsplätze. Denn wann sind wirklich alle gleichzeitig im Büro? Die 100-Prozent-Belegung gab es schon vor dem Homeoffice kaum – wegen Urlaub, Krankheit, Außenterminen. Und mit Homeoffice sind die Anwesenheitsquoten nochmal deutlich geringer. Das bedeutet: Sobald man über Homeoffice spricht, spricht man automatisch auch über Desk Sharing. Und gerade da liegt enorm viel Potenzial. Man muss nicht mehr jeden Arbeitsplatz eins zu eins abbilden – und gewinnt dadurch Fläche, die man für Zusammenarbeit, Rückzug und Kreativität nutzen kann. Und genau diese Vielfalt ist dann auch ein Grund, warum Menschen wieder gern ins Büro kommen. 

Dann lassen Sie uns mal in die Praxis einsteigen. Welche Veränderungen können denn einen direkten Mehrwert haben? Ein bisschen Farbe an der Wand oder ein paar Möbel zu verschieben, macht ein Büro ja noch lange nicht cool, oder? 
Nein, eine bunte Wand allein wird’s nicht richten. Es ist ein Gesamtkonzept aus verschiedenen Punkten, die aber eine entscheidende Wirkung haben und zeigen: Das Unternehmen möchte, dass sich die Mitarbeitenden wohlfühlen und gut zusammenarbeiten können. Das gilt sowohl für große als auch für kleinere Betriebe. Ganz oben steht die Akustik. Das ist in sehr vielen Büros ein Dauerthema. Schlechte Akustik frisst Fokus, Nerven und Energie – eine Verbesserung merkt man sofort. Ein zweites Feld ist das Licht. Diese klassischen Rasterdecken mit gleichmäßigem, flachem Licht sind selten angenehm. Moderne, differenzierte Beleuchtung macht enorm viel aus – für Stimmung, Konzentration und Wohlbefinden. Und dann kommen die Aufenthalts- und Kommunikationsbereiche. Orte, an denen man sich gern aufhält, spontan sprechen kann, zusammenkommt – das sind heute echte Erfolgsfaktoren für Teamgefühl und Kultur. 

Wie sieht das konkret aus? 
Bei den Kommunikationsbereichen geht es um mehr als nur Design. Ein Klassiker ist der Teeküchenbereich oder eine kleine Getränkestation – die kann man so gestalten, dass man nicht nur den Kaffee holt, sondern auch locker ins Gespräch kommt. Viele Abstimmungen im Alltag sind kurz und informell. Die müssen nicht immer in einem großen Besprechungsraum stattfinden, in dem man zehn Plätze blockiert. Flexibel nutzbare Bereiche – ein Lounge-Sofa, ein Stehtisch, eine kleine Ecke mit Sesseln, die gleichzeitig eine Laptopablage haben – reichen oft völlig aus, weil alle digitalen Tools auf Laptop oder Tablet verfügbar sind. Diese Bereiche sollten dann hervorgehoben werden. Das kann man über Optik, Farben, Materialien, Haptik erreichen. Man darf hier ruhig mutiger sein, als man es früher vielleicht gewohnt war – zum Beispiel mit knalligen Farben oder starken Kontrasten wie etwa Holz und Stahl. Besonders die jüngere Generation, die jetzt nachkommt, reagiert darauf sehr sensibel: Ein typisches Doppelbüro mit weißen Tischen, schwarzen Stühlen und kahlen Wänden wird sofort abgelehnt. Sie wollen kreative, einladende Räume, quasi in Wohnzimmeratmosphäre.

Was sind typische Fehler, die Unternehmen machen, wenn sie zu schnell loslegen? 
Wenn Optik die Funktionalität schlägt. Das hilft für das effiziente Arbeiten nicht weiter. Ein Beispiel: Ein Unternehmen gestaltet seine Kantine oder Bistrofläche neu. Sie sieht ansprechend aus, aber wird dann vielleicht nur zwei bis drei Stunden am Tag genutzt. Hätte man vorher überlegt, welche Funktionen man zusätzlich einbinden kann, könnte die Fläche acht oder neun Stunden am Tag aktiv genutzt werden. Darum ist es wichtig, einen Masterplan zu entwickeln. Die Mitarbeitenden müssen dabei unbedingt mitgenommen werden. Jeder darf und soll sich einbringen. Nur so entsteht am Ende eine Lösung, die tatsächlich für alle funktioniert. Dadurch steigt auch die Akzeptanz für Neues enorm. 

Beim Büroumbau werden verschiedene Handwerksleistungen benötigt. Wie bekommen Sie diese unter einen Hut? 
Wir haben eigene Monteure, aber wir arbeiten auch mit einem großen Netzwerk für all die anderen Gewerke – Abbruch, Trockenbau, Maler, Elektriker, Bodenleger und so weiter – zusammen. So stellen wir sicher, dass wir authentisch bleiben und unsere Kernkompetenz nicht überschreiten. Mit einem genauen Bauzeitenplan stimmen wir alle Arbeitsschritte mit den jeweiligen Gewerken ab. Unser Kunde soll sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren, wir übernehmen die Koordination. Übrigens kommen unsere Monteure auch regelmäßig in unserem eigenen Büro in Münster zum Einsatz. 

Weil? 
Weil es uns selbst wichtig ist, dass wir unsere Arbeitsumgebung regelmäßig verändern. Unser Büro in Münster ist gleichzeitig Ausstellungsfläche, auf der wir Kunden zeigen, was möglich ist und dass man bei all der gemütlichen Wohnzimmer-Atmos­phäre auch wirklich gut arbeiten kann. Zum Leidwesen unserer eigenen Monteure bauen und räumen wir also ständig um (lacht).