Bilanzieren Sie Ihre Kreativität

Die kontinuierliche Verbesserung der unternehmerischen Strukturen, der eigenen Produkte und Dienstleistungen ist für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit heute unabdingbar. Nicht zuletzt die Entwicklung geeigneter Softwaresysteme spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Wie Unternehmer ihr Engagement bei der Softwareentwicklung auch steuerlich geltend machen können, verraten Michael Albers und Carsten Kuglarz, beide Steuerberater in der Kanzlei Heisterborg und Partner aus Stadtlohn.

Die Kreativität der eigenen Mitarbeiter sowie die Nutzung betriebsinterner Ressourcen ist bei der Verbesserung interner Strukturen von besonderer Bedeutung. Viele kreative Eigenentwicklungen kosten Zeit und binden Ressourcen. Auf der anderen Seite bringen sie aber zumeist auch einen echten Mehrwert im Unternehmen. Leider war es den Unternehmen bis Ende 2009 nicht möglich, tatsächliche Entwicklungskosten in der Bilanz auszuweisen. Das deutsche Handelsrecht verbot die Aktivierung selbstgeschaffener immaterieller Wirtschaftsgüter.

Mit dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) hat sich das im vergangenen Jahr grundlegend geändert. Nicht zuletzt im Bereich der Softwareentwicklung und -modifikation ergeben sich damit ganz neue Möglichkeiten. Entwickelt ein Unternehmer mit seinen Mitarbeitern beispielsweise ein eigenes Warenwirtschaftssystem oder eigene Softwaremodule für Maschinensteuerungen, so besteht für ihn fortan die Möglichkeit, diese Aufwendungen nicht mehr nur als einmaligen Aufwand gewinnmindernd abzuschreiben, sondern sie auf der Aktivseite als echten Vermögensgegenstand auszuweisen und über die betriebliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Um aber in den Genuss einer Aktivierung zu kommen, ist es wichtig, zu dokumentieren, dass ein Produkt bereits aus dem Stadium der Forschungsphase herausgewachsen ist. Im konkreten Fall heißt das, dass die entsprechende Produktbeschreibung um eine kurze Angabe des Stands der Arbeiten ergänzt werden muss. Zusätzlich sollte es eine Art Protokoll oder einen Beschluss geben, der die Projektinitiierung kommentiert. Die vor der Projektinitiierung aufgelaufenen Kosten, die bei der Prüfung der Machbarkeit eines Projektes anfallen, sind weiterhin nicht aktivierungsfähig. Die tatsächlichen Herstellungskosten hingegen können bis zum jeweiligen Bilanzstichtag anhand der zugehörigen Arbeitsaufzeichnungen (Stundensatz x bei einer Stundenanzahl y) bewertet werden. Etwaige externe Zusatzkosten für Zukäufe etc. müssen ebenfalls zugeordnet und eingerechnet werden (zum Beispiel durch Bereitstellung bereits vorhandener Programme oder die Aufschlüsselung bestehender Vertriebs- und Ablaufstrukturen).

Steuerlich wirkt sich die Aktivierung der „immateriellen Wirtschaftsgüter“ im Anlagevermögen im Übrigen nicht aus, da weiterhin das bisherige Aktivierungsverbot für derartige Aufwendungen gilt. Insofern führt die Nutzung der handelsrechtlichen Wahlmöglichkeiten nicht zu einer höheren Steuerbelastung. Das bietet dem Unternehmer die Möglichkeit, genau die Dinge in seiner Bilanz zu zeigen, die bisher mühsam und oftmals mehr schlecht als recht gegenüber Bilanzinteressenten (Banken, Auskunftsdatenbanken etc.) kommuniziert werden mussten. Über die Ausnutzung zusätzlicher Erläuterungsmöglichkeiten im Anhang zur Bilanz lassen sich die vollzogenen Maßnahmen objektiv und effizient darstellen. Damit bietet sich dem Unternehmer eine gute Gelegenheit, auch die innere Stärke des Unternehmens zahlenmäßig und transparent zu kommunizieren. Gleichzeitig offenbart er, dass interne Prozesse laufend hinterfragt werden und er die Möglichkeit besitzt, diese den Gegebenheiten von Markt und Wettbewerb anzupassen.
 

Von Michael Albers und Carsten Kuglarz Donnerstag, 2. Februar 2012